የፌዴራል ዋና ኦዲተር /ፌ.ዋ.ኦ/ መ/ቤት ከረጅም ዘመናት ጀምሮ ለስራ ሲገለገልባቸው የቆዩ ሰነዶችን በመመዘን፣ በመምረጥና በመለየት ለጥናትና ምርምር ተግባር በመረጃነትና በማስረጃነት ሊውሉ የሚችሉ ታሪካዊ ሰነዶችን በቋሚ መዘክርነት እንዲያገለግሉ ለኢትዮጵያ ቤተ መዛግብትና ቤተ መጻህፍት አገልግሎት አስረከበ፡፡
ፌ.ዋ.ኦ በየጊዜው የሚያመነጫቸውን በርካታ ሀርድ ኮፒ ሰነዶች ወደ ዘመናዊ የመረጃ አያያዝና አስተዳደር ሥርዓት በመቀየር የሰነዶች ደህንነት ይበልጥ የተጠበቀ፣ ለአገልግሎት ምቹና በቀላሉ ተደራሽ እንዲሆኑ እየሰራ ይገኛል፡፡
መ/ቤቱ በዘመናዊ የመረጃ አያያዝና አስተዳደር ሥርዓት እንዲተዳደሩ ከማድረግ ጎን ለጎን የቆዩ ሰነዶችን ለኢትዮጵያ ቤተ መዛግብትና ቤተ መጻህፍት አገልግሎት ሰኔ 13 ቀን 2013 ዓ.ም በተካሄደ የሰነድ ርክክብ ስነ-ሥርዓት አስተላልፏል፡፡
በመ/ቤቱ የተዋቀረው የሪከርድ መራጭ ኮሚቴ የቆዩ ሰነዶችን የመመዘን፣ የመምረጥና የመለየት ተግባር ከአንድ ዓመት በላይ ለሆነ ጊዜ በፕሮጀክት የስራ ደረጃ ሲያከናወን መቆየቱም በርክክብ ስነ-ሥርዓቱ ላይ ተጠቅሷል፡፡
ሰነዶቹ የመወገጃ ጊዚያቸው የደረሰና ለጥናትና ምርምር በመረጃነትና ማስረጃነት ሊያገለግሉ የሚችሉ የቆዩ ታሪካዊ የሰነድ ሪከርዶች፣ የመወገጃ ጊዜያቸው ያልደረሰ የቆዩ ሰነዶች እና የመወገጃ ጊዜያቸው የደረሰና በመ/ቤቱ አማካይነት ሊወገዱ የሚገባቸው በሚል በሪከርድ መራጭ ኮሚቴው ተመዝነውና ተመርጠው በሶስት ምድብ ተለይተው መደራጀታቸው ተገልጿል፡፡
መ/ቤቱ ባደረገው የጋራ የስራ ስምምነት መሰረት የኢትዮጵያ ቤተ መዛግብትና ቤተ መጻህፍት አገልግሎት የሰነድ ምዘና፣ መረጣና መለየት ሂደቱን በቅርብ በመከታተልና ለኮሚቴው አባላት ስልጠና በመስጠት እገዛ ሲያደርግ መቆየቱ በርክክብ ሥነሥርዓቱ ላይ ተገልጿል፡፡
በሪከርድ መራጭ ኮሚቴው ተመዝነው፣ ተመርጠውና ተለይተው በሶስት ምድብ ከተደራጁት የኦዲት፣ የፋይናንስ፣ የአስተዳደርና ልዩ ልዩ ጉዳዮችን ከሚመለከቱ 10,161 (አስር ሺህ አንድ መቶ ስድሳ አንድ) የሰነድ ሪከርዶች መካከል በሰነዶቹ ታሪካዊነት እና ልዩ የይዘት ባህሪ ፋይዳ አንጻር የተመረጡ 566 (አምስት መቶ ስድሳ ስድስት) የሰነድ ሪከርዶች በቋሚ መዘክርነት እንዲያገለግሉ ለአገልግሎቱ የተላለፉ መሆኑ የተጠቀሰ ሲሆን የመወገጃ ጊዜቸው የደረሰ ቀሪዎቹ ሰነዶች በመ/ቤቱ በኩል አግባብ ባለው የአወጋገድ ሥርዓት የሚወገዱ መሆኑ ታውቋል፡፡
የሰነድ ሪከርዶች አያያዝና አደረጃጀት ውጤታማ በሆነ የዘመናዊ ቴክኖሎጂ ሥርዓት መታገዝ የሚገባው መሆኑን በርክክብ ሥነ ሥርዓቱ ላይ የጠቀሱት የኢትዮጵያ ቤተ መዛግብትና ቤተ መጻህፍት አገልግሎት አባላት ይህም በአወጋገድ ሥርዓት ወቅት ጥራት ያለው፣ ቀልጣፋና ውጤታማ ስራ ለመስራት ያስችላል ብለዋል፡፡
የፌዴራል ዋና ኦዲተር መ/ቤትን በመወከል በርክክብ ሥነ-ሥርዓቱ ላይ የተገኙት የፌዴራል ዋና ኦዲተር ጽ/ቤት ኃላፊ አቶ አወቀ ጤናው በበኩላቸው የመ/ቤቱን የቆዩ ሰነዶች ለማስወገድ ዕቅድ ከተያዘበት ጊዜ ጀምሮ ሙያዊ የምክር፣ የክትትል እና የአቅም ግንባታ እገዛ በማድረግ የፕሮጀክት ስራው ውጤታማ እንዲሆን በማድረግ በኩል የአገልግሎቱ ሚና የላቀ በመሆኑ በመ/ቤቱ ስም ምስጋናቸውን አቅርበዋል፡፡
የቆዩ ሰነዶችን በየአይነታቸው ለመለየትና ለማደራጀት የተሰራው ስራ መ/ቤቱ ለያዘው የቆዩ ሰነዶችን ወደ ዘመናዊ የዲጂታል ስርዓት የማስገባት እቅድ አመቺ ሁኔታን የሚፈጥር መሆኑም በመድረኩ ተገልጿል፡፡
